Kundendaten auf einen Blick
Die Möglichkeiten, die die moderne Technik für Firmen mit sich bringt, sind vielfältig. Besonders hilfreich ist der Einsatz dieser Technik beispielsweise für die Telearbeit oder für den Außendienst. Die moderne Technik bietet viele Chancen – und bei dem richtigen Umgang mit ihr kaum Probleme.
Viele erfolgreiche Warenwirtschaftssysteme arbeiten mit sogenannter integrierter CRM Software, doch inzwischen gibt es Anbieter wie die SWS Keeve GmbH, die mit RHAPSODY zusätzlich die mobile Nutzung dieser Software ermöglicht, was für Pendler oder Außendienstmitarbeiter sehr hilfreich ist. RHAPSODY, ein Warenwirtschafts- und CRM-System, gibt es aber auch als Version “Home Office”, das bedeutet, dass sie für die Telearbeit nutzbar ist. Dies ist nicht nur für Pendler und Außendienstmitarbeiter wichtig, sondern kann auch andere Mitarbeiter betreffen.
Beispielsweise könnte eine Buchhalterin in Teilzeit zwei Tage wöchentlich ins Büro kommen und einen dritten Tag von zu Hause aus arbeiten. An diesem dritten Tag fallen Fahrtzeiten weg, so dass die zur Verfügung stehende Zeit besser genutzt werden kann, was die Produktivität erhöht und zu mehr Motivation führt. Dieses Vorgehen wäre beispielsweise auch eine Möglichkeit für eine Firma mit mehreren Niederlassungen, bei der jedoch aufgrund von sicherheits- und verwaltungstechnischen Überlegungen die entsprechenden Firmendaten nur am Hauptstandort zur Verfügung stehen.
Die mobile Nutzung muss nicht bedeuten, gleichzeitig online zu sein. Eine Gefahr bei der mobilen Online-Nutzung ist nämlich, dass die Sicherheit nicht immer gewährleistet ist. Wer beispielsweise in einem offenen Netz eine Verbindung nutzt, um sensible Kundendaten oder Firmendaten zu bearbeiten, riskiert vielleicht einen Datendiebstahl. Auch hier ist unter den Herstellern von Warenwirtschaftssystemen die Firma Keeve mit ihrem RHAPSODY-System einer der Anbieter, die sowohl den herkömmlichen Online-Zugang ermöglichen als auch die Option einer sogenannten Offline-Replikation. Dies bedeutet nichts weiter, als dass die Daten, die ein Außendienstmitarbeiter braucht, auf dem Notebook direkt gespeichert werden. Die Synchronisation, die sicherstellt, dass die Daten stets korrekt und aktuell sind, kann über sichere Kanäle wie beispielsweise eine VPN-Verbindung erfolgen und sollte regelmäßig geschehen.
Dieses Vorgehen hat den großen Vorteil, dass der Außendienst nicht ständig online sein muss. Dies ist nicht nur vorteilhaft für die Datensicherheit, sondern es ist auch wichtig, wenn man sich vor Augen ruft, dass es immer noch Gebäude und Ortschaften gibt, in denen es einfach keinen Zugang zu bestimmten Mobilfunknetzen gibt, weil die Mobilfunksignale entweder abgeschirmt oder einfach zu schwach sind. Wer Daten nur online abrufen kann, hat dann als Außendienstmitarbeiter ein Problem, denn die Kunden werden immer anspruchsvoller und möchten in der Regel akkurate Präsentationen sowie aktuelle Zahlen und Fakten in übersichtlicher Form sehen. Dies war früher meist über Laptops möglich, heute werden häufig iPads oder sogar Smartphones mit einem großen Bildschirm dafür genutzt.
Doch nicht nur der Online- oder Offline-Zugang zu den relevanten Daten ist es, der das Warenwirtschafts- und CRM-System RHAPSODY auszeichnet, sondern es gibt auch die Option, bestimmte Daten zum Unternehmen selektiv auf den mobilen Endgeräten wie iPad oder Smartpone darzustellen. Es wird beispielsweise ermöglicht, die Vortagesdaten zu Produktion/Verkauf als Grafik anzuzeigen, entweder auf einem Smartphone, iPad oder im Browser eines Computers/Laptops. Es ist auch möglich, die sogenannte “Chefliste” (Fachausdruck: Dashboard) zu erstellen, in der relevante Daten in individueller grafischer und inhaltlicher Form dargestellt werden, was zur Produktivitätssteigerung führen kann, weil beispielsweise die Geschäftsleitung sofort wahrnehmen kann, wo dringend Handlungsbedarf ist.
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